ChatGPTに入力してよい情報・避ける情報の基本ルール
ChatGPTを業務で使うなら、入力してよい情報と避ける情報を先に決めておく必要があります。便利さだけで始めると、情報管理が曖昧になります。
この記事では、中小企業が社内で使い始める前に決めたい基本ルールを整理します。
入力してよい情報の考え方
公開されても問題がない情報、または個人や取引先を特定できない情報から使い始めるのが安全です。
- 一般的な文章の言い換え
- 公開済みのサービス説明
- 個人名を含まない議事メモ
- 架空の例を使った文章案
- 社外に出しても問題ないアイデア出し
最初は、公開情報を整える用途から始めるとリスクを抑えやすくなります。
避けた方がよい情報
顧客情報や未公開情報は、安易に入力しない方が安全です。社内ルールがない場合は、特に慎重に扱いましょう。
- 氏名、住所、電話番号、メールアドレス
- 取引先との契約内容
- 未公開の売上や経営情報
- 社内の人事情報
- パスワードや認証情報
迷う情報は入力しない、または個人や会社が特定できない形に置き換えることが基本です。
社内で決めておきたいルール
AI利用を禁止するだけでは、現場で使いにくくなります。使ってよい範囲を明確にした方が運用しやすくなります。
- 入力してよい情報の範囲
- 入力してはいけない情報の例
- 作成物を公開する前の確認者
- 業務で使ってよいツール
- 困ったときの相談先
ルールは最初から完璧でなくても構いません。使いながら見直せる形にしておくことが大切です。
AIの回答をそのまま使わない
情報管理だけでなく、内容の正確性にも注意が必要です。AIの回答には、古い情報や誤りが混ざることがあります。
社外向けに使う文章は、必ず人が確認しましょう。価格、日付、法律、制度、契約に関わる内容は特に慎重に扱う必要があります。
よくある質問
個人名を伏せれば入力してよいですか？
個人名を伏せても、内容から特定できる場合があります。住所、会社名、案件名、日付などが組み合わさると特定につながることがあるため注意しましょう。
社内ルールはどれくらい細かく作るべきですか？
最初は1枚で読める簡単なルールで十分です。禁止事項だけでなく、使ってよい例を入れると現場で使いやすくなります。
まとめ
ChatGPTを業務で使うときは、便利さと情報管理をセットで考えましょう。
- 公開しても困らない情報から使う
- 個人情報・契約情報・未公開情報は避ける
- 社内ルールを先に決める
- AIの回答は人が確認する
小松のホームページ制作では、AI活用の始め方だけでなく、社内ルールづくりの相談にも対応しています。
